Katajanokanlaituri 5, 00160 Helsinki
Puhelin: +358 50 438 7011
Sähköposti: risto.heiskanen(at)leadershipdesign.fi
Leadership Design Tmi on merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Leadership Design Tmi:n Y-tunnus on 2626799-3 ja arvonlisäverotunniste on FI26267993.
LEADERSHIP DESIGN TMI:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 19.5.2020
1 Rekisterinpitäjä
Leadership Design Tmi
Y-tunnus 2626799-3
Katajanokanlaituri 5, 00160 Helsinki
2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
KTM, ICF PCC Risto Heiskanen
Puhelin: +358 50 438 7011
Sähköposti: risto.heiskanen(at)leadershipdesign.fi
Leadership Design Tmi on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.
3 Rekisterin nimi
Leadership Design:n asiakasrekisteri
4 Rekisterin ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Leadership Design Tmi:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja, joita voivat olla asiakkaan vastapuolet, yhteistyökumppanit ja näiden asiamiehet ja neuvonantajat.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen ja toteuttaminen. Tiedoista voidaan koota erilaisia tilastoja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa.
Rekisteriä pidetään CRM -sovelluksessa, jota säilytetään käyttäjätunnuksin suojatussa GDPR vaatimukset täyttävässä pilvipalvelussa ja tietokantana salatulla www.leadershipdesign.fi –osoitetta hallinnoimalla palvelimella. Molempiin tahoihin on pääsy vain Leadership Designin henkilökunnalla.
Asiakasrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.
5 Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:
Etu- ja sukunimi, koulutus, työnantaja, tehtävänimike, asiakasnumero, kieli, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot. Palvelujen ostoon ja maksuihin liittyviä tietoja sekä muistiinpanoja. Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
6 Henkilötietojen säilytysaika
Yritys säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Leadership Design Tmi:n välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta.
Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Leadership Design Tmi:n tai rekisteröidyn yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön toimittamia tietoja.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle
Asiakastietoja ei luovuteta Leadership Design Tmi:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, asiakkaan antaman erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Asiakastietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla työntekijöillä.
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköinen asiakasrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Leadership Design Tmi ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
10 Profilointi
Leadership Design Tmi ei tee mitään asiakastietoihin liittyvää profilointia.
11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Leadership Design Tmi kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Leadership Design Tmi:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.
Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.
Leadership Design Tmi voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty Leadership Design Tmi asiakasrekisteriin ja saada niistä kopiot tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti Leadership Design Tmi:n yhteyshenkilölle.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Leadership Design Tmi vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.4 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Leadership Design Tmi:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
13 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Leadership Design Tmi:een
• Sähköpostitse risto.heiskanen(at)leadershipdesign.fi
• Postitse osoitteeseen: Leadership Design Tmi, Katajanokanlaituri 5, 00160 Helsinki
Leadership Design Tmi voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.